A grande maioria das empresas mantém um captable em planilhas eletrônicas. Ainda que isto seja um bom começo (quando feito corretamente), planilhas não tem como registrar todas as nuâncias de contratos de investimento. Para manter um captable atualizado, não basta registrar números de ações emitidas em uma rodada e quanto cada investidor investiu. É necessário também registrar os termos da rodadas (definidos nos contratos de investimento), uma vez que o captable também registra direitos e deveres de investidores e das empresas. 


Além disso, planilhas são quase sempre guardadas em arquivos individuais - ou seja, diferentes stakeholders mantém cópias independentes e não necessariamente iguais. Basta uma transação no mercado secundário ou emissão de opção para um novo funcionário que não seja corretamente comunicada e existirão distintas versões de captable para uma mesma empresa.